Splitsingsakte betrokkenen bij processen
Bij procedures die uit de Splitsingsakte zijn afgeleid zijn actoren betrokken. De actoren voeren een processtap uit of hebben iets te maken met resultaten van een processtap.
In de gepubliceerde documentatie zijn de relaties tussen een processtap en de actoren beschikbaar. De gebruiker van de documentatie kunnen uit de documentatie makkelijker lezen wie waarmee te maken heeft.
Hier vind je het uiteindelijke resultaat.
Splitsingsakte betrokkenen
Uit de Splitsingsakte kunnen actoren worden afgeleid die betrokken zijn bij een processtap.
De volgende actoren zijn afgeleid:
- actor: vergadering van eigenaars
- actor: bestuur vve
- actor: eigenaar lid vve
- actor: externe bouwkundige
- actor: beheerders reservefonds
Het is mogelijk dat deze lijst nog wordt aangevuld
Proces Jaarvergadering
Aan de hand van een voorbeeld kun je het afleiden van processen uit de Akte van Splitsing het makkelijkste ontdekken. Het voorbeeld is het proces rondom de Jaarvergadering van de VvE.
Het wordt gebruikt in de fase organisatie jaarvergadering.
De eerste stap is Samenstellen document jaarrekening
Gevolgd door Goedkeuren jaarrekening
Mogelijk gevolgd door Wijzigen jaarrekening
De stap Uitbrengen jaarverslag komt daarna.
Tenslotte is Reserveren bedrag in reservefonds nodig.
De stappen zijn gekoppeld aan artikelen in de Akte van Splitsing.
Via de hierboven vermelde links naar gepubliceerde stappen kunnen de betrokken artikelen in de Akte van Splitsing worden geopend.
Elementen voor processen
Het ontwerp patroon gebruikt elementen van het type "procesdefinitie" om processen te benoemen en stappen te bundelen. Voor een akte van splitsing zijn de volgende definities aangemaakt:
- jaarvergadering vve: Het organiseren en houden van jaarvergaderingen.
- reservefonds: De spaarpot van de VvE voor het uitvoeren van onderhoud.
- onderhoudsplanning: Plannen van het onderhoud.
- meerjaren onderhoudsplan: Het opstellen van een plan voor onderhoud over meerder jaren.
- aangepaste storting reservefonds: Het wijzigen van de jaarlijkse storting in het reservefonds.
Voor al deze definities zijn meerdere stappen aangemaakt.
Het overzicht van de procesdefinities staat hier.
Element voor proces bepalen
Het ontwerp patroon gebruikt een tekst met de beschrijving van de processtappen.
In hoofdstukken zijn de fases van het proces beschreven.
Binnen elk hoofdstuk zijn paragraven op genomen voor elementen die in die fase worden gebruikt.
Een van de die elementen bevat de procesdefinitie. Dat element is de "jaarvergadering vve".
Een dergelijk element is gedefinieerd wanneer achter de kop Structuur van het proces een label met de naam Procesobject staat. Achter dit label staat de naam van het procesobject. Een omschrijving van een procesobject is op te nemen in een paragraaf dat begint met een werkwoord en eindigt met de naam van het procesobject. In dit voorbeeld is dat: Organiseren jaarvergadering vve
Proces koppelen aan artikel
Het proces bevat de stap Organiseren jaarvergadering vve.
In de beschrijving van deze stap zijn begrippen en trefwoorden opgenomen. Het ontwerppatroon inspecteert welke dat zijn en vergelijkt vervolgens welke (sub)artikelen de gevonden trefwoorden en begrippen bevat.
De aangetroffen begrippen zijn: Boekjaar, Vergadering, Bestuur, Jaarrekening en Jaarverslag.
Wanneer alle aangetroffen trefwoorden en begrippen ook in de tekst van een artikel voorkomen wordt de relatie gelegd.
Worden er teveel trefwoorden of begrippen aangetroffen dan kan geen link naar een artikel worden gelegd. Wanneer te weinig trefwoorden of begrippen worden aangetroffen worden teveel relaties gelegd. Dit is te zien in de gegenereerde web pagina. De omschrijving in de processtap moet dan worden aangepast om geautomatiseerd een relatie te leggen.
Proces met verwijzing
Het is niet altijd mogelijk om geautomatiseerd een processtap te koppelen aan een artikel uit de Akte van Splitsing. In dat geval kan een verwijzing naar een artikel in de Akte worden aangebracht.
Een voorbeeld is de processtap "Betalen uit reservefonds". Een begrijpelijke en duidelijke omschrijving van deze processtap met gedefinieerde begrippen en trefwoorden, voor precies die koppeling waarin dit is geregeld is lastig op te stellen.
In een stukje tekst van de beschrijving achter het kopje "Toelichting" kan een verwijzing naar het juiste artikel opgenomen worden. In de oorspronkelijke beschrijving wordt de naam van het artikel vermeld tussen accolades waardoor het ontwerppatroon de koppeling naar de web pagina met dit artikel aanbrengt.
Proces met teveel relaties
Het proces bevat te veel relaties omdat de gevonden begrippen en trefwoorden niet specifiek genoeg zijn. Het ontwerppatroon ontdekt dan te veel artikelen die in link kunnen hebben.
In dit voorbeeld zijn begrippen in de stap Organiseren jaarvergadering vve verkeerd gespeld.
Let op: In dit voorbeeld kunnen foutieve links zitten.
In plaats van een hoofdletter zijn kleine letters gebruikt. In dat geval legt het ontwerppatroon een relatie met alle artikelen waarin de correcte gespelde begrippen staan.
Verkeerd gespeld: boekjaar, jaarrekening, jaarverslag.
Correct gespeld: Vergadering, Bestuur.